Oplysninger om behandling af personoplysninger i Fonden for Fynske Bank
Når du søger om støtte fra Fonden for Fynske Bank, behandler Fonden personoplysninger om dig og eventuelle andre personer, som fremgår af ansøgningen.
Denne skrivelse beskriver, hvordan Fonden behandler og deler personoplysninger i forbindelse med behandlingen af din ansøgning og, hvis der bevilges støtte, den efterfølgende administration og formidling af donationen.
Oplysningsskrivelsen gives i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens artikel 13. Reglerne indebærer blandt andet, at den dataansvarlige skal oplyse om formål, behandlingsgrundlag, modtagere, opbevaring og den registreredes rettigheder.
1. Dataansvarlig
Fonden for Fynske Bank er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger i forbindelse med ansøgninger om og uddeling af støtte.
Kontaktoplysninger:
Fonden for Fynske Bank
Centrumpladsen 19, 5700 Svendborg
CVR.nr. 26192781
E-mail: fonden@fynskebank.dk
2. Hvilke oplysninger behandler vi?
Fonden behandler de oplysninger, som du afgiver i forbindelse med din ansøgning. Det kan blandt andet være:
navn og kontaktoplysninger
oplysninger om den forening, organisation eller aktivitet, som ansøgningen vedrører
oplysninger om ansøgningens formål og det ansøgte beløb
bank- og betalingsoplysninger, hvis der bevilges en donation
øvrige oplysninger, som du selv vælger at medtage i ansøgningen eller efterfølgende korrespondance
billeder og oplysninger om donationen i forbindelse med omtale og formidling, hvor dette er relevant.
Vi anbefaler, at du ikke medtager følsomme eller andre fortrolige personoplysninger i ansøgningen, medmindre oplysningerne er nødvendige for behandlingen af ansøgningen.
3. Hvad bruger vi oplysningerne til?
Personoplysningerne behandles med henblik på at:
modtage og administrere ansøgninger
vurdere, om der kan ydes støtte
kommunikere med ansøgeren om ansøgningen
træffe og dokumentere beslutning om bevilling eller afslag
administrere og udbetale en eventuel donation
koordinere den praktiske gennemførelse af en donation
dokumentere og formidle Fondens uddelinger, herunder i relevante tilfælde gennem billeder og omtale.
4. Behandlingsgrundlag
Fonden behandler almindelige personoplysninger, når behandlingen er nødvendig for at varetage Fondens legitime interesser i at administrere ansøgninger, træffe beslutning om uddelinger samt gennemføre og dokumentere donationer, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
Hvor behandlingen sker på baggrund af dit samtykke, eksempelvis hvis et særskilt samtykke indhentes til bestemte former for offentliggørelse af billeder, sker behandlingen efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.
Bemærkning til intern afklaring: Jeg ville konkret holde fotodelen adskilt fra selve ansøgningen. Hvis billeder skal bruges på hjemmeside, sociale medier eller i markedsføring, bør det vurderes særskilt, om dette baseres på interesseafvejning eller samtykke, afhængigt af den konkrete anvendelse.
5. Videregivelse af oplysninger til Fynske Bank
Fonden samarbejder med Fynske Bank A/S om den praktiske administration og gennemførelse af Fondens donationer.
I det omfang det er nødvendigt, kan relevante oplysninger derfor blive videregivet eller gjort tilgængelige for Fynske Bank A/S og medarbejdere i bankens filialnet. Det kan eksempelvis ske:
i forbindelse med den administrative behandling af en ansøgning
når en bevilget donation skal udbetales
ved kontakt til modtageren om den praktiske overrækkelse af donationen
ved koordinering mellem modtageren og en lokal filial
i forbindelse med planlægning og gennemførelse af en fotosession eller anden omtale af donationen.
Der deles alene de personoplysninger, som er nødvendige for det konkrete formål.
6. Offentliggørelse og billeder
Hvis du modtager en donation, kan Fonden efter nærmere aftale ønske at omtale donationen, eksempelvis på hjemmeside, sociale medier eller i andet informationsmateriale.
I forbindelse med overrækkelsen kan der endvidere blive taget billeder af modtagere eller repræsentanter for den organisation, der modtager donationen.
Hvis behandlingen eller offentliggørelsen kræver samtykke, vil der blive indhentet særskilt samtykke hertil. Et sådant samtykke er frivilligt og kan tilbagekaldes.
7. Opbevaring
Fonden opbevarer personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at behandle ansøgningen og administrere en eventuel donation samt efterfølgende i det tidsrum, hvor opbevaring er nødvendig af hensyn til dokumentation, regnskab eller andre retlige forpligtelser.
I forbindelse med et afslag slettes ansøgningen.
I forbindelse med en donation gemmes dine oplysninger i 5 år i henhold til bogføringsloven.
Oplysningerne slettes eller anonymiseres, når der ikke længere er et sagligt behov for at opbevare dem.
8. Dine rettigheder
Du har efter databeskyttelsesreglerne en række rettigheder. Afhængigt af omstændighederne kan du blandt andet have ret til:
indsigt i de oplysninger, der behandles om dig
at få urigtige oplysninger rettet
at få oplysninger slettet
at få behandlingen begrænset
at gøre indsigelse mod behandling, der sker på baggrund af en interesseafvejning
at tilbagekalde et samtykke, hvis behandlingen er baseret på samtykke.
Rettighederne følger blandt andet af GDPR's regler om de registreredes rettigheder. Datatilsynets vejledning fremhæver også, at den registrerede skal oplyses om blandt andet behandlingen, grundlaget, opbevaringen, modtagere, rettigheder og muligheden for at klage.
Ønsker du at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte Fonden på mail: fonden@fynskebank.dk
9. Klage
Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med Fondens behandling af dine personoplysninger.